La plupart des entreprises sont souvent débordées dans la gestion des tâches qui leur sont propres. Cela arrive par manque de personnel et surtout de personnel qualifié. Les assistantes de direction sont une solution efficace pour pallier ses difficultés. Il convient donc de connaître leur rôle et leur importance aussi dans toute entreprise qui se veut prospère.
Un gain de temps pour son employeur
Souvent l’assistante de direction est souvent confondue avec une secrétaire ce qui n’est pas le cas. On ne saurait comparer les compétences d’une assistante de direction dans l’entreprise à celle d’un secrétaire, car cette dernière ne se charge que de la paperasse alors que la première est quasiment le bras droit du patron. En effet, leur rôle est de parvenir à rendre ou à apporter et maintenir une certaine fluidité dans l’entreprise. Ainsi, elle se charge de l’organisation de l’agenda de son patron. Elle représente en quelque sorte le pont qui lie la direction aux autres branches et sous branches de l’entreprise. Cette compétence permet une cohésion dans les relations employeur et employés. Cela évite au patron plusieurs tâches qu’il n’a pas à faire en temps normal. Lorsqu’il est débordé, le patron peut toutefois se faire relayer par son assistante de direction. Ses capacités intellectuelles et professionnelles permettront de régler les éventuels problèmes qui pourraient stresser les acteurs de l’entreprise.
Compétences professionnelles
L’assistante de direction est la porte-parole du dirigeant et parfois même de l’entreprise. Alors, les compétences de ce corps de métier en communication sont extrêmement importantes, voire indispensables. Dans l’exercice de ses fonctions, l’assistante de direction sera beaucoup amenée à interagir avec ses collègues de travail ou même assurer la diplomatie de l’entreprise en la représentant à l’externe. Ceci implique une bonne maîtrise de la langue officielle, le français dans notre cas. Elle doit s’exprimer de sorte à ne point soulever d’ambiguïté ou de difficultés à comprendre pour ses interlocuteurs. Au-delà de cette compétence orale, l’assistante de direction doit également donner un très bon rendement en écrit. Étant donné qu’elle est le reflet de l’entreprise, elle ne peut permettre les fautes de grammaire, de conjugaison ou d’orthographe. Ses compétences linguistiques doivent également être aiguisées dans les langues étrangères.
Qualité humaine
Vu l’importance et la prépondérance de ce rôle dans l’entreprise, la titulaire doit avoir des qualités humaines irréprochables. Du point de vue psychologique, elle doit être une personne, au-delà du savoir-faire qui est une qualité professionnelle, dotée du savoir-être et du savoir-vivre. Autrement dit, il doit pouvoir s’intégrer socialement aux autres membres de l’entreprise. Elle doit savoir quand avoir un certain sens de l’humour, mais être toutefois rigoureuse. Elle doit savoir résister à la pression et avoir les idées claires pour faire la part des choses dans toute situation. L’assistante de direction est la discrétion incarnée au sein de l’entreprise. Par ailleurs, elle doit savoir écouter et savoir répondre. Elle doit s’intéresser à tous les domaines de l’entreprise et être assez compréhensive, mais aussi ferme et ne pas se laisser intimider. Il lui faut un sens de l’organisation très poussé qui impacte ou qui influence la vie de l’entreprise, une capacité d’adaptation qui lui permet de s’acclimater, peu importe l’environnement dans lequel il se retrouve.